En stor del av länsstyrelsens flygresor bokas väldigt sent, vilket gör att kostnaderna blir höga. Det framkommer i den interna revisionsrapporten Granskning av rutiner för bokning av flygresor.
Rapporten slår bland annat fast att:
¤ 24 procent av bokningarna har skett mindre än en vecka innan avresa.
¤ Hela 47 procent av bokningarna har gjorts inom 14 dagar för avresa.
¤ 29 av de 63 granskade flygresorna hade kunnat bokas tidigare.
¤ Länsstyrelsen hade kunnat spara mellan 500 000 och 700 000 förra året genom klokare bokningar av hotell och flyg.
¤ Myndighetens flygkostnader landade på 4,2 miljoner kronor 2012. Myndigheten lade ut 1,4 miljoner kronor på hotellövernattningar.
¤ Flygresor utgör cirka 2/3-delar av de totala resekostnaderna 2012-2013. Hyrbilar och helikoptertjänster ingår inte i granskningen.
Det är upp till varje tjänsteman att boka sin egen flygresa med klartecken från närmaste chef. Några av skälen bakom att resorna bokas sent är väntan på besked från chefen, glömt eller missat att boka eller valt mellan två konferenser.
Bättre rutiner måste till
I rapporten skriver revisorn Rolf Gyllefjord att hans bedömning "är att det är fullt möjligt att förbättra rutinerna för bokning av resor så att det kan ske betydligt tidigare", och att "några av de lämnade kommentarerna till sena bokningar är av den karaktären att jag får känslan av att deltagandet kanske inte var så angeläget, men att man till slut valt att delta".
Uppmaningen till tjänstemännen är att redan när de får inbjudan till en konferens ställa sig frågan om det är viktigt att åka dit? Om svaret är ja, kan flygresan bokas direkt.
Femstjärniga hotell
Länsstyrelsen hade kunnat kunnat spara 300 000 kronor i hotellövernattningskostnader 2012, om bokningarna gjorts tidigare. Det är inte alltid som tjänstemännen bokar hotell som ingår i det statliga ramavtalet. Då och då bokas personal även in på femstjärniga hotell.
När bokas de femstjärniga hotellen?
– Det kan vara så att det har varit fullt när de bokade, och att femstjärniga hotell var det som fanns tillgängligt, säger Rolf Gyllefjord.