Utdrag ur korrespondensen i upphandlingen, där det framgår att företagen är kritiska till utförandetiden.
Det gäller ombyggnationen av Örnens äldreboende vid gymnasiebyn i centrala Luleå. Sjuvåningshuset ska bli ett serviceboende.
I arbetet ingår fönster, fasad, dörrar och anpassning av lokalerna. Prislappen är beräknad till 25–30 miljoner, vilket innebär ett av de större jobben som går ut under året och följaktligen ett attraktivt jobb i en pressad bransch.
Upphandlingen gick ut i november.
Vi har begärt ut "frågor och svar" ur upphandlingen. Där framgår i flera inlägg att entreprenörerna anser att kommunen bör förlänga utförandetiden rejält.
Enligt handlingarna skulle arbetet inledas den 26 januari. Kommunen hade satt den 5 juni som stoppdatum för första delen av entreprenaden, som gäller våning sex och sju. För huvuddelen gällde 30 september.
"Det innebär att man har 90 arbetsdagar till förfogande för del ett, inte genomförbart", skriver en frågeställare.
Entreprenaden är en totalentreprenad där bland annat flera olika underleverantörer behöver knytas upp, vilket innebär en viss igångsättningstid.
Upphandlingen avbröts och Luleå kommun valde att använda sig av företaget som man har ramavtal för byggjobb med i stället.
I sina svar uppger kommunen att det inte är möjligt att förlänga tiden. Hyresgäster med speciella behov ska flytta in.
– De var uppsagda från sina tidigare lokaler så det fanns ingen möjlighet att förlänga, säger Daniel Granlund, inköpschef vid Luleå kommun.
Strax före jul avbröts hastigt upphandlingen. I stället valde kommunen att göra en beställning med Anderssons bygg, som kommunen har ett ramavtal med.
– Samma villkor som i upphandlingen gäller för dem, säger Granlund.
För att komma rätt i upphandlingarna framöver planerar Luleå kommun att tidigare inleda dialog med företagen, enligt Daniel Granlund.
Kommunens arbetssätt är att större jobb ska ut på upphandling medan ramavtalet är till för mindre eller akuta jobb.
– Men vi har möjlighet att bryta ut större jobb också, även om ambitionen är att stora beställningar ska ut på upphandling.
Hur länge hade ni känt till att de nya hyresgästerna var uppsagda i juni?
– Jag kan inte svara på det men när vi gick ut med upphandlingen tänkte vi att det var genomförbart.
Hur stor är risken att jobbet blir dyrare än beräknat när det görs på löpande räkning?
– I dialog med entreprenören är det sagt att kalkylen ska hålla. Det kommer minst en till del i Örnen och där ska vi jobba hårt för att få till en upphandling.
Med facit i hand, borde ni gjort något annorlunda?
– Det vet jag inte. Men framöver när vi har större ombyggnationer kommer vi i ett tidigare skede söka dialog med entreprenörer för få en så bra bild som möjligt innan vi går ut med upphandlingen, säger Daniel Granlund.
Minst en del till i Örnen ska byggas om. Kommunens ambition är att det jobbet ska fördelas via upphandling.