- Vi får inte vara i stadshuset då, så de anställda måste lämna sina kontor. Vi kommer därför ha olika personalaktiviteter under tiden mötet är. De olika förvaltningarna planerar själva för den här dagen, så det skiljer sig åt vad de planerat att göra, säger Peter Niemi, kommunchef i Kiruna kommun.
Arktiska rådets möte den 15 maj kommer hållas i stadshuset, vilket innebär att verksamheten kommer ligga nere under tiden mötet är. Peter Niemi förklarar att det finns vissa funktioner som de måste upprätthålla även om det är ett toppmöte, till exempel kommer växeln vara öppen under hela dagen. Hur förberedelserna för kommunen ser ut i övrigt menar han är ganska likt tidigare gånger då stadshuset hyrts ut.
- Det är ungefär på samma sätt. I det här fallet kommer de utnyttja stadshushallen så vårt jobb blir att duka upp för en möteslokal, med bord och stolar. Resten tillhandahåller de själva. Men vi får ju inte vara i lokalerna, det är ju den största skillnaden, säger han.