Beställningen av renoveringen av Annelie Vinsas nuvarande bostad skedde den 23:e november förra året, vid en rundvandring i den aktuella lägenheten.
Finns inga specifikationer
Enligt Thomas Stålnacke gjordes alltså offertförfrågan, eller beställningen, muntligen.
– Förvaltaren gick runt med Peter Vinsa, företrädare från NCC, i lägenheten och visade på vad som skulle göras, säger Thomas Stålnacke.
Den enda dokumentationen kring beställningen som finns är en planritning som visar hur lägenheten skulle komma att se ut.
Så det finns ingen beställning eller specifikation på vad de fick i uppdrag att göra?
– Nej, det finns inte och behövs inte heller. Vi är nöjda så här och vad som gjorts står i offerten från NCC, säger Thomas Stålnacke.
Men är det inte problematiskt att inte kunna se vad som beställts och till vilken kostnad?
– Vi ser ingen anledning till att begära in specifikationer, säger Thomas Stålnacke.
Skyldighet att dokumentera
Enligt 5:e kapitlet och 7:e paragrafen i lagen om offentlig upphandling ska offertförfrågan vid förnyad konkurrensutsättning ske skriftligen.
– Det är också lämpligt att dokumentera handlingarna för att det vid händelse av en tvist ska stå klart vad som beställts, och även för att tillåta granskning, säger Mathias Sylwan, förbundsjurist på SKL.
Dessutom menar han att dokumentation kan vara ett viktigt verktyg i uppföljning av verksamheten.
– Det är ju viktigt att kunna se hur många arbetstimmar som lagts ner så man vet att fakturan inte saltats eller liknande, säger Mathias Sylwan.
Till en början menar Thomas Stålnacke att rutinerna kring dokumentation av beställningar fungerar tillfredsställande i dagsläget. Men dagen efter har han ändrat sig.
- Ja det finns nog anledning att se över våra rutiner i sådana här fall, säger Thomas Stålnacke.
Förtydligande:
I NSD förra veckan berättade vi att KBAB:s VD fått gå före i bostadskön eftersom hon var en så kallad nyckelperson. I vanliga fall är det VD som fattar beslut att nyckelpersoner får gå före i kön, men i just detta fall tog KBAB:s styrelse beslutet eftersom det gällde den egna VD:n.