De 20 danska entreprenörerna vars boende beställningen gäller ska i sommar arbeta med underhåll av värmeverket i Kiruna. De kommer, enligt VD Jan Fjordell, att stanna i fyra till sex veckor, och behöver boende för hela perioden.
"Efter konstens alla regler"
– Vi trodde att vi hade ett ramavtal med folkhögskolan, men när det visade sig att vi inte hade det så annulerades beställningen och vi gick ut med anbudsförfrågan, säger Anders Dahlström, inköpsansvarig på Tekniska verken.
När NSD börjar ringa runt i ärendet så råder till en början stor oklarhet kring vad som faktiskt hänt.
Både VD Jan Fjordell och folkhögskolans rektor Kenneth Stålnacke uppger att en förfrågan om anbud gick ut redan från början, och att någon beställning till Malmfältens logi & konferens AB inte skett före upphandling.
– Vi har skickat ut en förfrågan efter konstens alla regler, sen har vi valt att teckna avtal med den som var vassast, säger Jan Fjordell.
Kenneth Stålnacke menar att de från folkhögskolans sida inte vetat något om affären före offertförfrågan gick ut.
Detta trots att Tekniska verkens inköpsansvarige Anders Dahlström bekräftat att så varit fallet.
Ska spara
Enligt utvärderingen av de inkomna anbuden har Malmfältens logi & konferens erbjudit ett pris om drygt 360 kronor per dygn för danskarna, inklusive moms. Kostnaden för Tekniska verken kommer sluta på mellan cirka 200 000 och drygt 320 000 kronor, beroende på hur länge entreprenörerna måste stanna.
Tidigare år har det fungerat så att den danska entreprenören ordnat boende själv och i efterhand fakturerat Tekniska verken. Något som inför årets insats i värmeverket ansågs för dyrt.
– Vi är precis som vilket annat företag som helst och måste se över våra kostnader, säger Jan Fjordell, VD på kommunalägda Tekniska verken.
Enligt Anders Dahlström, inköpsansvarig, sparar Tekniska verken drygt 160 000 kronor på detta sätt.
"Borde gått ut tidigare"
Anders Dahlström är självkritisk till att upphandlingen kom igång så sent.
– Egentligen skulle vi kanske gått ut med det här i januari, så att vi hade hunnit annonsera och företagen fått en ordentlig chans att förbereda sina anbud, säger Anders Dahlström.
Istället för annonsering via företagets anbudssystem och i media gick offertförfrågan ut till fem lokala företag, däribland Hotell Kebne, Hotell E-10, Scandic och Malmfältens logi och konferens.
Fick Malmfältens logi & konferens någon fördel av att ha fått vetskap om affären i förtid?
– Folkhögskolan hade ju kännedom om det här några dagar före de andra, så kan det vara. De har gett oss ett pris tidigare, säger Anders Dahlström.