I skrivelsen lyfter minoritetsgrupperna att det krävs mer än bara delaktighet utan man efterfrågar även ett reellt inflytande för att samrådet ska vara meningsfullt.
– Vi upplever att politikerna i samrådsgruppen för minoritetsspråk inte för en strukturerad dialog med oss och de ger oss ingen möjlighet att få insyn och påverka underlag som kommer till politiken för beslut, säger Ellen Lundberg, som representerar den finskspråkiga minoriteten i samrådsgruppen.
De olika minoritetsgrupperna som ingår i samrådsgruppen har därför bett om ett skriftligt underlag där kommunen förklarar de olika rollerna och mandat i kommunens minoritetspolitiska arbete.
Förhoppningen är att förändringarna inom samrådsgruppen ska leda till ökad transparens och att det ska ske en bättre återkoppling mellan minoriteter och ursprungsfolk i samrådet och tjänsteorganisationen och politiken.
En av de bakomliggande anledningarna till skrivelse är att kommunen efter sommaren ersatt den tidigare handläggaren för minoritetsfrågor med en ny person. Ett beslut som inte blivit förmedlat eller förankrat med representanterna i samrådsmötet.
– De sade under förra mötet att vi skulle få information men den frågan sköts upp och vi får vi se vad de kommer att säga idag, säger Ellen Lundberg, innan samrådsgruppens möte.
Karin Aspholm som representerar den meänkielispråkiga minoriteten i samrådsgruppen är även hon kritisk till kommunens agerande.
– Vi har haft en god dialog med den tidigare handläggaren och vi har alltid känt att vi har fått det stöd och den hjälp som vi behövt. Det har under de senaste åren funnits en positiv känsla runt minoritetsfrågorna men nu känns det som att luften gått ur en, säger hon.
Kommunstyrelsens ordförande, Henrik Ölvebo (MP), hänvisar till att det kommer ett samlat svar till representanterna från de olika minortetsgrupperna men han menar att det är tråkigt att minoritetsgrupperna känner sig förbisedda av kommunen.
– Frågan är ställd till ett flertal nämnder och utskott har därför valt att ge ett förvaltningsövergripande svar. Det kommer att besvaras skriftligt och det är först när föreningarna fått svar som jag medialt kan gå ut och kommentar frågan i media, säger han.