Susanna Rönnbäck kommer att kunna lägga mer tid på att granska ärendena hon håller på med när registreringen och utskicken blir automatiserade.
Omställningen till att jobba mer digitalt inom Gällivare kommun tog ett stort rejält steg med ett beslut om en ny informationshanteringsplan i december 2019.
– Det största vi genomförde då var att vi i princip slutade med pappershantering när det gällde våra ärenden. Då gick vi över till att jobba helt digitalt när det gällde arkivering, säger Susanna Rönnbäck som är byggnadsinspektör och fortsätter:
– Det var ett otroligt stort kliv.
När vi träffar Susanna Rönnbäck, Linda Sundberg som är förvaltningssamordnare, och Henrik Lyngmark som är förvaltningschef på Miljö-, bygg- och räddningsförvaltningen finns det mer utveckling att prata om.
Susanna Rönnbäck berättar att man just den här dagen har tagit beslut om att göra en upphandling när det gäller system för att utveckla bygglov- och miljöansökningar.
Kommunen har redan en e-tjänst när det gäller bygglov, men när det gäller det nya systemet handlar det om att fler saker blir automatiserade.
– Det vi tittar på är hur mycket digitalt vi har som kommer in. I dag har vi ungefär 59 procent via e-tjänsten och 90 totalt om vi räknar med e-post. Där hoppas vi ha 95 procent av ansökningar via e-tjänsten. Det gör att det förenklar för oss och medborgaren får direkt återkoppling om vad som händer i ärendet, säger Susanna Rönnbäck och fortsätter:
– Vi tror att vi har en bra resa att göra på digitala sidan. Desto mer komplett och korrekt ansökan vi får in desto fortare går det.
Så här ser startsidan ut för Gällivare kommuns nuvarande system.
De nya systemen kommer att också att underlätta jobbet för handläggarna. De kommer till exempel att kunna föra protokoll via en app och de gör att medborgarna snabbare kan se hur deras ärende går.
– Det är mycket därför vi gör det för vi vill att det ska bli bättre för medborgarna. Alltså en bättre service och att det sitter ihop. Om det blir bättre för handläggarna blir det bättre för medborgarna. Det blir en god cirkel, säger Linda Sundberg.
Kommunen har redan nu ett bra snitt när det gäller att hantera bygglov. Det tar i snitt 18 dagar från ansökan till beslut. Det finns saker i det som kommer att gå snabbare i framtiden.
– Vi har delar i vår ärendehanteringsprocessen som vi ser att vi kan förenkla, förkorta eller kanske till och med lägga bort från vår börda. Det kan skötas via automatisering eller robotisering. Det är klart att när vi får verktyg att arbeta enklare och snabbare ger det mervärde för medborgarna också, säger Susanna Rönnbäck.
När Susanna Rönnbäck kommer att jobba i de nya systemen kommer hon att slippa lägga onödig tid på administration. Registreringen av ärendet och många andra delar blir automatiska.
– Jag som handläggare behöver egentligen inte lägga en hand vid det innan jag börjar granska. Då kanske jag ser att vi kanske behöver höra grannar. Då vet vi att den stor del av befolkningen i dag har digital brevlåda. Så det är också målet: att skicka ut så mycket som möjligt till digital brevlåda och inte pappersvägen, säger hon.
Den digitala brevlådan kommer att kunna minska tiden för ärendet och antal klick du som medborgare behöver göra.
– När det gäller expediering av handlingar och beslut så är det så att om du har en digital brevlåda kan vi se när du har tagit del av en handling, säger Susanna Rönnbäck och fortsätter:
– Där kapar man processen rejält. Samma sak när beslutet är fattat. Då kan också ha en automatisering som känner av att nu ska det ut till sökandet och då behöver jag inte aktivt skicka ut det utan den går ut av sig själv. Det är en jättestor skillnad i processen.
Förvaltningsinspektör Linda Sundberg och byggnadsinspektör Susanna Rönnbäck ser fram emot Gällivare kommuns nya digitala system för bygglovs- och miljöansökningar.
Bygglovshanteringen är redan väldigt digital. Den stora skillnaden kommer att vara på miljösidan.
– I dag har vi ganska få e-tjänster på miljösidan. Där har vi gjort en superutveckling, där de kommer att ha nästan hela sin ansökningsbit via e-tjänst och det underlättar enormt för handläggaren och medborgaren, säger Susanna Rönnbäck.
Planen är att ha de nya systemen i gång under det här året och efter det behöver kommunen sprida budskapet.
– Vi kommer att promota det på sociala medier och vår hemsida. Men vi kommer kanske även att ringa upp personer som söker via papperspost och säga att ”jag kan visa dig steg för steg hur du ska göra”. Både handläggare och andra funktioner kommer att få jobba för att få ut det, säger Linda Sundberg.
Henrik Lyngmark fyller på:
– Vi har ett högt mål på 95 procent. Samtidigt tror vi att det är fullt rimligt, men det är exakt som Linda säger att vi kommer att behöva marknadsföra det.