Maria Lundgren, personalchef, noterar att de har en ökad frånvaron.
– Alla förvaltningar följer den var för sig och vi samlar ihop den bilden med jämna mellanrum i krisledningsgruppen.
Frånvaron varierar från vecka till vecka och mellan förvaltningarna.
– Den varierar från noll till att vara över 40 procent. Kommunikationskontoret har till exempel haft 50 procent sjukfrånvaro, sjuksköterskorna har legat på 41 och personalkontoret har legat på 25, så det ser väldigt olika ut, säger Maria Lundgren.
Hon konstaterar att den totala frånvaron kommer att vara högre än de är vana vid under en ganska lång period.
– Vi har resonerat kring hur vi ska göra för att klara av det här och nu kommer ju även sommarsemestrarna. Vi måste titta på det redan nu och har insett att vi måste planera för en överkapacitet, så att vi har fler medarbetare och chefer på jobbet än vad verksamheten normalt kräver. Vi är också i ett läge där vi kanske måste hjälpa varandra mer än tidigare, säger Maria Lundgren.
En del verksamheter har redan en plan. På socialförvaltningen jobbar man redan så att semestrarna planeras utifrån att två tredjedelar av den ordinarie personalen ska vara i tjänst och en tredjedel går på semester.
Personalkontoret kopierade först socialförvaltningens semesterplan rakt av och vidarebefordrade den till övriga förvaltningar, men fick backa.
– Det visade sig att den planen inte gick att genomföra i flera av verksamheterna. De ser så olika ut. Exempelvis skolas många barn in på förskolan i augusti och då behöver vi ha många anställda på plats inom förskolan, säger Maria Lundgren.
De gjorde omtag och resonerade ett varv till i förvaltningschefsgruppen.
– Vi gick ut med att man får fyra veckors semester, att 50 procent av den ordinarie personalen ska vara på plats och 50 procent släpper vi på semester, säger Maria Lundgren.
Semesterperioden är juni, juli och augusti. Det har man inte ändrat på.
– Vi har inte infört några nya semesterperioder eller sagt att alla måste göra på det här sättet, utan alla chefer har ansvaret för att hantera det här på sin förvaltning.
Maria Lundgren säger att hon ännu inte fått någon återkoppling efter att de gått ut med de nya direktiven, men hennes förhoppning är att de ska klara av semesterperioden i sommar genom att göra på det här sättet.