– Det handlar om mycket pengar eftersom det är ett långt avtal och kan beröra många kommuner som kan göra avrop från avtalet. Bodens kommun har fått uppdraget att genomföra upphandlingen men ramavtalet skrivs mellan E-nämnden och leverantören, säger upphandlingsansvarige Ann-Helen Ainers, Bodens kommun.
Anbud lämnades in av Visma Consulting AB, Solar Plexus IT-strategi, Sokigo AB, Agio System och Kompetens. Innan tilldelning skedde av leverantör gjordes en utvärdering av bästa förhållande mellan pris och kvalité.
– I utvärderingsfasen inbjöds kvalificerade leverantörer att genomföra en systemvisning som vi bedömde. Alla bolag fick presentera samma funktioner i samma ordning. Det var en ganska stor grupp som lyssnade på redovisningen och gjorde individuella bedömningar utifrån användbarhet enligt en given skala. Sedan tog man fram ett medelbetyg. Därutöver hade vi en mer strategisk referensgrupp som bedömde vilket mervärde bolagens presenterade framtidsplaner för de fem närmaste åren har. Vid utvärderingen viktades priset till 40 procent och kvalitén till 60 procent. De kvalitetskriterier som utvärderades är användbarhet via systemvisning och bedömning av leverantörernas utvecklingsplaner.
– Vi har därefter kommit fram till en slutlig utvärderingssumma. Det är väldigt tight, säger Ann-Helen Ainers.
Det skiljde bara 90 000 kronor mellan ettan och tvåan i tilldelningsbeslutet. Totala utvärderingssumman för vinnaren Visma Consulting är 2 505 100 kronor och för tvåan Solar Plexus 2 596 907 kronor. Avtalet är på två år med option på ytterligare åtta år.
Solar Plexus ville ha ut handlingar rörande det vinnande anbudet och kommunen gjorde då en sekretessprövning.
– Kommunen lämnade inte ut de begärda handlingarna av hänsyn till att företaget kan komma till skada. Då överklagade Solar Plexus vårt beslut till kammarrätten som efter en komplettering gav oss rätt. Det kommunen måste lämna ut var en företagsbeskrivning som initialt hade sekretessbelagts, säger Ainers.
Solar Plexus har även lämnat in en överprövning av tilldelningsbeslutet hos förvaltningsrätten. Bodens kommun har också yttrat sig i målet genom sin kommunjurist. Innan man får en dom i målet är avtalet spärrat.