Det har under en längre tid funnits ett behov av att standardisera och hitta gemensamma arbetssätt hos Norrbottens kommuner.
– Många kommuner har liknande problem hur man ska hantera information, dokument, ärenden och möten. Det brister i flöden och var man ska spara saker och ting på ett bra sätt. Det är egentligen det som gjort att vi såg behovet att hitta en plattform som kan ge nya möjligheter att hantera informationen, säger Lukas Hammargren.
Att Boden fick uppdraget av E-nämnden att projektleda upphandlingen berodde på att kommunen då hade kapaciteten och möjligheten att driva detta arbete och samtidigt ett behov av att lösa sin egen hantering.
– Boden har därför varit starkt drivande till att upphandlingen gjordes, men det är fler kommuner som har samma problem och flaggat för att det behövs ett nytt system. Många av länskommunerna använder i princip samma system. När Boden fick förfrågan fick jag uppdraget att leda det här projektet för ett antal kommuner som var intresserade, säger Lukas Hammargren.
Lisa Lundgren, samordnar E-nämndens verksamhet och process.
– E-nämnden är inte någon separat organisation utan det är kommunernas gemensamma nämnd. Det är praxis att kommuner tar ansvar i olika projekt utifrån resurs och kapacitet för allas nytta, säger hon.
Enligt henne är det osäkert i dag hur många kommuner som kommer att övergå till det nya ärendehanteringssystemet.
– Ett ramavtal innebär en möjlighet men ingen skyldighet för kommuner att avropa under avtalstiden. Idag har en del kommuner redan andra system och egna gällande avtal så de kommer nog inte övergå till något nytt system, säger Lundgren.
Bodens kommun har förhandlat fram ett avtal som ligger för överprövning hos förvaltningsrätten, eftersom en anbudsgivare överklagade.
– I vårt fall måste också rättsprocessen ha sin gång och det är viktigt att man gör det på rätt sätt, säger Lukas Hammargren.
För Boden brådskar ändå ett igångsättande eftersom det finns en ny kommunal organisation efter årsskiftet.
– Vi hoppas forma plattformen utifrån egna behov och utifrån de diskussioner vi haft med andra kommuner. Det är bra om fler kommuner har samma system för det förenklar samarbetet när man har gemensamma sittningar, säger Lukas Hammargren.